Manuale di Gestione

CODICE MEPA: LINEACOM_CAD_MdG

E’ il documento, da adottare obbligatoriamente ai sensi delle Regole tecniche al Codice dell’Amministrazione Digitale DPCM 3 dicembre 2013, che detta l’insieme delle norme, direttive e procedure del Sistema di gestione informatica dei documenti”, inclusa la componente “Sistema di protocollo informatico. Nello specifico:

  • le modalità di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei documenti, digitali e analogici, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti;
  • le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi;
  • le responsabilità di tutte le strutture operative;
  • le informazioni necessarie ad un efficiente trattamento dei documenti, nel rispetto della normativa vigente in materia di trasparenza degli atti amministrativi, di tutela della privacy e delle politiche di sicurezza.

 

Linea Com accompagna l’Ente nel percorso di implementazione e adeguamento normativo del sistema di gestione documentale e dei procedimenti, fino alla realizzazione del Manuale di Gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e dell’archivio. Il percorso per la realizzazione di questo strumento viene realizzato attraverso sopralluoghi, compilazione di schede di censimento e questionari, interviste ai vertici amministrativi, ai dirigenti e agli addetti, riunioni di lavoro e relazioni e può essere sintetizzato come segue.

Analisi e normalizzazione del sistema informatico di protocollo e gestione documentale:

  • Struttura organizzativa del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
  • Valutazione delle modalità di produzione, registrazione, classificazione, assegnazione, conservazione dei documenti digitali e analogici
  • Analisi relative alla gestione del documento informatico: formati, tipi di firma, ecc.
  • Analisi e valutazione della gestione della posta elettronica e della PEC
  • Analisi e valutazioni in merito alla sicurezza informatica
  • Valutazione dei documenti obbligatori da allegare al Manuale di Gestione

– Interventi riorganizzativi, implementazione degli strumenti per la gestione documentaria informatica e redazione del Manuale di Gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi e dei rispettivi allegati tecnico-archivistici, suddivisibili in tre progetti/prodotti acquistabili separatamente:

  • Individuazione e sviluppo delle tipologie documentali prodotte in digitale
  • Definizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione telematica
  • Definizione delle modalità di formazione, implementazione e gestione delle aggregazioni e dei fascicoli informatici
  • Individuazione e sviluppo di basi dati definite per il trattamento di registrazioni informatiche particolari

Linea Com, attraverso un team di figure professionali, esperte di archivistica, diritto amministrativo, diritto dell’informatica e information technology, supporta la Pubblica Amministrazione nella progettazione e realizzazione del nuovo sistema di gestione documentale informatico, inteso come sistema integrato di gestione dell’archivio corrente e di deposito, in grado di gestire la massa documentale, analogica e digitale, in un quadro chiaro e coerente, nel rispetto dei principi fondamentali dell’archivistica, dell’organizzazione, del record management e del workflow management.